Desde hace un tiempo, distintas industrias están empujando diversos procesos de digitalización documental. La tendencia en nuestro país entrega un panorama mixto donde convergen empresas que han iniciado esta transición con otras que, desde sus inicios, han optado por implementar una estructura completamente digital.
A lo anterior se suma el actual contexto, que ha instalado en las compañías la necesidad de contar con toda su data en la nube para mantener continuidad operativa. Todo documento que se digitaliza tiene un flujo dentro de la organización y el valor no está solo en respaldar virtualmente la información sino en aplicar inteligencia a los documentos.
La implementación de esta tecnología no implica altos costos ni estructuras previas, ya que es escalable en la complejidad. Muchas soluciones, que son de fácil uso y vienen incluidas con los equipos, permiten crear estructuras de almacenamiento ordenadas y lógicas, con archivos a los que se puede acceder desde cualquier lugar mediante un sistema de usuarios de red o de almacenamiento en la nube, de bajo costo o incluso gratuito.
Dicha acción, permite guardar de manera ordenada y fiable data que, al ser analizada y administrada, hace más eficiente la productividad, apoya los procesos de negocios y mejora las estrategias comerciales permitiendo mantener la continuidad operativa, en la medida de lo posible.
En base a este panorama, Benjamín Gatica, channel manager VAR de escáner de Epson Chile y Bolivia, entrega algunos criterios para escoger un equipo que cumpla con las expectativas y cubra las necesidades de cada organización.
Tipos de escáner y aplicaciones
En el mercado hay dos tipos de escáner, los de documentos y los fotográficos. Los primeros son utilizados principalmente por las empresas y tienen, a su vez, dos categorías:
- Escáner con ADF que permiten digitalizar hojas sueltas y varían según la capacidad. Hay equipos personales, para pasar una hoja a la vez, y otros de producción.
- Escáner de cama plana para digitalizar libros o documentos cuyas hojas no se pueden separar y que, de cualquier forma, incorporan igual ADF.
En relación a los escáner fotográficos, el beneficio que ofrecen por sobre los equipos destinados a documentos es que la resolución es mayor. Sirven para trabajar fotos y por lo tanto son muy demandados no solo en los hogares sino también en museos, clínicas y otras instituciones donde la calidad de la imagen es muy importante.
¿Cómo escoger el escáner adecuado?
Lo primero es definir el tipo de escáner según el trabajo a realizar. Si es para documentos, hay que determinar si se necesita uno de ADF o de cama plana. En ambos casos hay que conocer el tamaño de las hojas a digitalizar (A4 o A3), el volumen de la digitalización diaria y la velocidad requerida. Otro factor relevante es saber si se conectará al computador vía USB, por medio de WiFi o para un grupo de personas, lo que implicaría contar con conexión a la red.
En caso de necesitar un escáner fotográfico, el tamaño y el objetivo del trabajo a digitalizar también es determinante, pues algunos equipos permiten incluso digitalizar negativos.
La mejor solución para el cliente
Lo primero a resolver con cada cliente es la cantidad de páginas por días que se pretende digitalizar y lo crítico de este procedimiento al interior de la empresa. Por ejemplo, si se trata de una institución que atiende público se recomienda un escáner personal, compacto y fácilmente ubicable sobre un mesón, para evitar que el ejecutivo se levante y acuda a un equipo multifuncional para realizar la operación. Así, el trabajo se vuelve más eficiente.
Otro punto es detectar si la digitalización está pensada para iniciar un flujo, es decir, para obtener información que permita automatizar otros procesos y hacer más eficiente el trabajo. Esto se logra agregando software de captura que ubica el documento en carpetas compartidas o en repositorios.
Cuando se trata de empresas que están pasando del papel a lo digital, es preciso identificar si lo que se digitalizará son documentos del día a día o información histórica, donde el volumen y el tiempo son factores determinantes. En este caso, los equipos debieran sustentar el escaneo de 35 a 40 mil páginas diarias.
